Op deze pagina
- Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Bijzondere vormen van verwerking van persoonsgegevens
- Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
- Bewaartermijnen
- Gegevens delen met andere organisaties (derden)
- Beveiliging
- Geheimhouding
- Welke rechten heeft u?
- Internetsites derden
- Worden uw gegevens buiten de EU verwerkt?
- Bezoek aan de website van Ymere
- Klachten
- Aanpassen Privacyverklaring
- Vragen?
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als persoon kunt herkennen. Ymere verwerkt persoonsgegevens van alle personen met wie wij een huurovereenkomst is aangegaan. Wij verwerken daarnaast ook persoonsgegevens van personen die geen huurder zijn van Ymere. Denk hierbij aan medewerkers, woningzoekenden, huisbewaarders, personen met een bruikleenovereenkomst, medebewoners of kopers. Ook verwerken wij persoonsgegevens van bestuurders, gevolmachtigden of contactpersonen van onze zakelijke relaties.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Adres
- Telefoonnummers
- E-mailadres
- Geboortedatum
- IP-adres
- Woningnet registratienummer
- Studentennummer
Naast gewone persoonsgegevens verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens en/of gegevens van gevoelige aard wanneer u gebruik maakt van onze diensten:
- Financiële en daaraan gerelateerde gevoelige gegevens: bankrekeningnummer, inkomensgegevens, gegevens over uw betalingsgedrag, gezinssamenstelling
- Bijzondere persoonsgegevens: medische gegevens ten behoeve van aanpassingen aan een woning, gegevens van de GGZ of Jeugdzorg
- Strafrechtelijke persoonsgegevens: gegevens over overlast inclusief bewijsmateriaal (film, foto's, geluidsopnames, correspondentie), gegevens over woonfraude
Bovenstaande lijst is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. Toch kan het zijn dat de lijst niet volledig is. Hierover kunt u altijd contact met ons opnemen.
Bijzondere vormen van verwerking van persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens
Ymere verwerkt soms bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens. Hiervoor gelden strenge wettelijke eisen. Bijvoorbeeld voor de reden waarom Ymere deze persoonsgegevens mag verwerken. Uiteraard houden wij ons aan deze wettelijke eisen.
Bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens zijn alleen in te zien door geautoriseerde medewerkers van Ymere. Dit zijn medewerkers die de bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens nodig hebben om hun werk goed te doen en u op een juiste manier te helpen. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor nauwkeurig omschreven doelen.
Ymere moet te allen tijde voorkomen dat met beschikbare sociale huurwoningen fraude wordt gepleegd. Om woonfraude tegen te gaan maakt Ymere gebruik van een softwaremodel. Wanneer wij een melding of signaal van mogelijke woonfraude ontvangen, toetsen wij met behulp van dit model aan de hand van verschillende data hoe groot de kans is dat er inderdaad mogelijk sprake is van een vorm van woonfraude. Aan de hand van uitkomsten van die toets besluit een medewerker van Ymere en altijd in overleg met een ander (4-ogen principe) wel of geen onderzoek naar mogelijke woonfraude te starten. De keuze om een melding of signaal verder te onderzoeken is altijd uitlegbaar.
Beveiligingscamera's en elektronische toegangsregistratie
Ymere gebruikt bij haar kantoren en bij sommige woongebouwen cameratoezicht om huurders, medewerkers, bezoekers en hun eigendommen te beschermen. Bij cameratoezicht wegen we zorgvuldig de noodzaak van beveiliging en de privacy van de personen die gefilmd worden af. Klik hier voor het cameraprotocol.
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
Ymere mag persoonsgegevens in de volgende vier gevallen verwerken:
Overeenkomst
Ymere moet persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een huur- of koopovereenkomst die wordt gesloten met een (huidige, toekomstige) huurder of koper van onroerend goed van Ymere. Dit betekent dus dat u ook verplicht bent uw persoonsgegevens met ons te delen als u een huur- of koopovereenkomst met ons sluit.
Wettelijke verplichting
Ymere moet in sommige gevallen persoonsgegevens verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Dit geldt onder andere voor de wettelijk verplichte toetsing van het inkomen van een huurder om een woning passend toe te wijzen. Voor u betekent dit dat u ook verplicht bent uw persoonsgegevens met ons te delen als u zich inschrijft als woningzoekende en reageert op een aangeboden woning. Als u geen persoonsgegevens met ons wilt delen dan kunnen wij uw inschrijving niet in behandeling nemen. Daarnaast kan Ymere verplicht gesteld worden om persoonsgegevens te verstrekken aan anderen, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten.
Toestemming
Voor sommige producten of diensten vraagt Ymere eerst uitdrukkelijk toestemming voordat persoonsgegevens daarvoor verwerkt worden. U kunt op een later moment uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden.
Gerechtvaardigd belang
Soms is het vanuit het belang van Ymere nodig om persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld om eigendommen te beschermen en de veiligheid van onze huurders en medewerkers te waarborgen en het beoordelen van medehuurderschap. Ymere moet in dit geval aantonen dat haar belang zwaarder weegt dan de belangen of grondrechten van de betrokkene(n) van wie de gegevens worden verwerkt. Hiervan is onder andere sprake bij het gebruik van beveiligingscamera's en elektronische toegangsregistratie.
Wij gebruiken uw gegevens voor:
- Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten en parkeerplaatsen
- Het verkopen van woningen, bedrijfsruimten en parkeerplaatsen
- Uitvoeren van de woonruimteverdeling
- Uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen
- Afsluiten van een koopovereenkomst
- Afsluiten of wijzigen van een huurovereenkomst
- Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uithuiszettingen
- Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren
- Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving
- Aanpak van woonfraude en overlast
- Beoordelen aanspraak op/aanvraag van medehuurderschap
- Behandelen aanvragen medische aanpassing woning
- Meldingen aan zorg verlenende instanties
- Afhandelen van geschillen en klachten
- Communicatie met onze huurders over alle bovenstaande punten
- Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening
- Intern beheer van onze organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie)
- Uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bijvoorbeeld aannemers)
- Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole
- Nakomen van wettelijke verplichtingen
- Wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Bewaartermijnen
Ymere bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze in eerste instantie verzameld zijn. Hoe lang wij bepaalde gegevens bewaren is afhankelijk van het soort gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij hanteren we, indien van toepassing, de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld voor controles door externe instanties zoals de Belastingdienst of de Autoriteit woningcorporaties). Daarna vernietigen we de persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier waarop ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon (anonimiseren). Deze gegevens kunnen dan gearchiveerd worden ten behoeve van wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Gegevens delen met andere organisaties (derden)
Ymere gebruikt de verzamelde gegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Wanneer een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een verwerkersovereenkomst met ons getekend hebben. Daarin staat welke gegevens en waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken, op welke wijze ze om moeten gaan met de persoonsgegevens en hoe de beveiliging is geregeld.
Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties, zoals bijvoorbeeld gemeentes, deurwaarders en zorgverleners. In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld mogen worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.
Daarnaast kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht moeten delen.
Beveiliging
Het veilig verwerken van persoonsgegevens heeft bij Ymere een hoge prioriteit. Wij hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn, niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde personen terecht kunnen komen. Wij hanteren daarvoor onder andere een informatiebeveiligingsbeleid dat aan de daaraan te stellen eisen en standaarden voldoet. Verder zetten wij technische maatregelen in zoals encryptie.
Wij zorgen er verder voor dat, indien we uw persoonsgegevens aan een andere organisatie verstrekken, deze organisaties vergelijkbare normen voor de veilige verwerking van persoonsgegevens gebruiken.
Geheimhouding
Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor de uitvoeren van hun werkzaamheden, hebben toegang tot de persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. Ymere zorgt er door opleiding en training voor dat onze medewerkers bekend zijn met de regels die gelden rondom de verwerking van persoonsgegevens. Onze medewerkers zijn daarnaast verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarmee zij in hun dagelijks werk te maken hebben. Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om.
Welke rechten heeft u?
Elke persoon van wie Ymere persoonsgegevens verwerkt heeft bepaalde privacyrechten waar gebruik van kan worden gemaakt. Deze rechten zijn:
- Het recht van inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens Ymere van u verwerkt
- Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die Ymere van u verwerkt niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen
- Het recht op vergetelheid: indien Ymere uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hierop zijn een aantal uitzonderingen, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst. Wanneer gebruik is gemaakt van dit recht, kan dit invloed hebben op een (toekomstige) klachtenprocedure. De mogelijkheid bestaat dat door de verwijdering van gegevens een klacht niet in behandeling kan worden genomen
- Het recht op beperking van verwerking: wanneer Ymere bezig is om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, of er sprake is van onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of wanneer u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen
- Het recht van bezwaar: wanneer Ymere gegevens verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming, is het mogelijk hiertegen bezwaar te maken. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar;
- Het recht om gegevens over te dragen: op uw verzoek moet Ymere alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben gekregen, overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst
- Het recht op een menselijke blik: elke persoon waarvan Ymere persoonsgegevens verwerkt, heeft het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming die voor hem of haar persoonlijk belangrijke gevolgen heeft. U heeft het recht om ons te vragen een nieuw besluit te nemen, waarbij een mens de gegevens beoordeelt.
Gebruik maken van uw rechten
Wanneer u van bovenstaande rechten gebruik wilt maken, kunt u hiervoor een verzoek indienen, neem contact met ons op. Voordat een verzoek in behandeling wordt genomen moet u zich eerst identificeren. Dit kunt u doen met uw ID-kaart, rijbewijs of paspoort. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt u een volledig overzicht van de van u verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.
De volgende gegevens worden niet door Ymere overlegd:
- Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
- Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman
- Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG
Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Vanaf het moment dat uw aanvraag in behandeling is genomen, heeft Ymere 1 maand de tijd om uw aanvraag af te handelen. Lukt de afhandeling vanwege de complexiteit niet binnen deze termijn, dan kan deze met maximaal 2 maanden worden verlengd. Hiervan wordt u binnen 1 maand op de hoogte gesteld.
Wanneer uw dossier ter inzage gereed is, wordt er met u een afspraak gemaakt, zodat u uw dossier kunt ophalen. Hierbij moet u opnieuw uw legitimatiebewijs laten zien.
Wanneer niet of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek kan worden voldaan, ontvangt u hiervan een schriftelijke bevestiging.
Internetsites derden
Op de website van Ymere zijn links naar websites van andere partijen opgenomen. Ymere draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. Deze privacyverklaring is dan ook niet van toepassing op websites van derden waar wij via onze website naar verwijzen. Kijk daarom of de door u bezochte site een privacyverklaring bevat. Zo ja, lees deze om te zien of u zich kunt vinden in het daarin beschreven privacybeleid van de betreffende partij.
Worden uw gegevens buiten de EU verwerkt?
De bescherming van persoonsgegevens is niet in alle landen op dezelfde manier geregeld als in Nederland. Ons uitgangspunt is dat wij alleen persoonsgegevens (laten) verwerken binnen de EU of een ander land binnen de Europese Economische Ruimte (EER), waar een vergelijkbare privacywetgeving (AVG) van toepassing is. Bij hoge uitzondering kan Ymere persoonsgegevens laten verwerken door organisaties in landen buiten de EER. Om uw privacy te waarborgen maken wij in dat geval gebruik van modelovereenkomsten die zijn opgesteld door de EU. Deze hebben dezelfde werking als de verwerkersovereenkomsten die wij in Nederland en de EER gebruiken. Daarmee is in beginsel altijd een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens gegarandeerd.
Bezoek aan de website van Ymere
Wanneer u onze website bezoekt registreren wij uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Waar wij deze gegevens voor gebruiken leest u hieronder.
Bezoekgegevens en IP-adres: Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op onze site te zetten waardoor wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een kleine hoeveelheid data die in de browser van uw computer of op uw mobiele apparaat wordt geplaatst zodra u onze website bezoekt. In onze Cookieverklaring staat nadere informatie over ons gebruik van cookies en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
Klachten
Wanneer u van mening bent dat uw privacyrechten niet worden nageleefd of dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet correct wordt toegepast door Ymere, kunt u een klacht indienen. Op de klacht is de klachtenprocedure van Ymere van toepassing. Ymere reageert schriftelijk op de klacht. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens.
Aanpassen Privacyverklaring
Ymere kan, zonder aankondiging vooraf, wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.
Vragen
Heeft u na het lezen van deze informatie nog vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op via e-mail: privacy@ymere.nl.