Cameraprotocol

Hieronder leest u de antwoorden op veel gestelde vragen over cameratoezicht in onze woongebouwen.

1. Doel van het cameratoezicht

De doelen van het cameratoezicht zijn:

• Het beschermen van de veiligheid van mensen die in het complex wonen, op bezoek komen of die voor Ymere werkzaamheden uitvoeren;
• Het vergroten van het veiligheidsgevoel van huurders en bezoekers;
• Het verbeteren van de leefbaarheid in en rond het woongebouw;
• Het beveiligen en beschermen van de eigendommen van Ymere, huurders en bezoekers;
• Het tegengaan en opsporen van diefstal, inbraak, geweldpleging, (ernstige) vervuiling, vernielingen, vandalisme en andere misdaden of overlast in en rond het woongebouw.

2. Taken en verantwoordelijkheden

2.1 Verantwoordelijke

In woongebouwen waar alleen huurders van Ymere wonen, is het Directieteam van Ymere de eindverantwoordelijke voor het cameratoezicht. Het Directieteam beslist over het gebruik van cameratoezicht en bepaalt de doelen daarvan. De Teammanager Wonen is gedelegeerd verantwoordelijk voor het cameratoezicht.

Het kan ook zijn dat er in een woongebouw zowel huurders van Ymere als eigenaren van woningen wonen. Er is dan een Vereniging van Eigenaren. In dat geval is het bestuur van deze Vereniging van Eigenaren de verantwoordelijke voor het cameratoezicht.

2.2 Camera Coördinator

Als Ymere camera’s plaatst, dan bepaalt Ymere per woongebouw wie de Camera Coördinator is. Ook bepaalt Ymere wie zijn vervanger is. In de meeste complexen is de Camera Coördinator de Wijkbeheerder. Als de Camera Coördinator er niet is, dan vervangt de zogeheten Key-user Cameratoezicht de Camera Coördinator. Per regio waar Ymere actief is, heeft Ymere één Key-user Cameratoezicht aangewezen.

Er mogen alleen bepaalde medewerkers van Ymere naar de camerabeelden kijken We hanteren hier indien mogelijk het vier ogen principe. Deze medewerkers zijn:
- de Camera Coördinator;
- de Teammanager Wonen en
- de manager Wonen, als die afwezig is.

De Camera Coördinator kan op verzoek beeldmateriaal bewaren. Ymere stelt alleen beelden veilig op verzoek van politie of het Openbaar Ministerie.  Individuele huurders, bezoekers of mensen die gezien hebben wat er door de camera is opgenomen kunnen door middel van een schriftelijk verzoek Ymere vragen beelden veilig te stellen.

De Camera Coördinator zorgt ook voor het bewaren van beeldmateriaal als hij een incident geconstateerd heeft of als hij daarover een melding heeft gekregen. Het gaat dan bijvoorbeeld om diefstal, inbraak, geweld, (ernstige) vervuiling, vernieling, vandalisme, andere strafbare feiten of ernstige overlast in of rond het woongebouw, niet zijnde de openbare ruimte niet meer horende bij het complex van Ymere. In geval van ernstige strafbare feiten geeft de Camera Coördinator dit door aan zijn leidinggevende. Als het nodig is geeft hij dit ook door aan de juiste hulpdienst, zoals de politie, brandweer of ambulance.

2.3  Het Privacyteam

Het Privacyteam van Ymere heeft een adviserende rol. Als er vragen of twijfels zijn, of in de zeer uitzonderlijke gevallen en/of in geval van verborgen cameratoezicht, kan (dient) het Privacyteam advies (te) geven.

3. Privacy van betrokkenen

Alleen cameratoezicht om beschreven doel te bereiken
Wij gebruiken het beeldmateriaal alleen voor de in paragraaf 1 beschreven doelen van het cameratoezicht. Het halen van die doelen kan niet zonder cameratoezicht. Dat betekent dat het cameratoezicht voor deze doelen echt nodig is.

Plaats camera
Ymere probeert de camera’s zo te plaatsen dat de openbare ruimte, niet behorende tot het woongebouw, voordeuren, privéruimtes en voorbijgangers niet opzettelijk in beeld komen.

4. Bewaartermijn beelden

Bewaartermijn
We bewaren camerabeelden hoogstens 4 weken. Dat doen we digitaal. Na deze termijn vernietigen of verwijderen we de beelden. De Camera Coördinator is hiervoor verantwoordelijk. In sommige gevallen bewaren we de beelden langer:

1. Als de beelden nodig zijn in een rechtszaak. We bewaren de beelden totdat een rechtszaak tot en met de hoogst mogelijke rechter is gevoerd, of tot uiterlijk 6 weken na afloop van de termijn waarbinnen het bestrijden van de gerechtelijke uitspraak bij een hogere rechter mogelijk is.
2. Als de politie de beelden gebruikt in een onderzoek. We vernietigen de beelden dan pas na goedkeuring door de politie of het Openbaar Ministerie.
3. Als de beelden het bewijs opleveren van diefstal, inbraak, geweld, (ernstige) vervuiling, vernieling, vandalisme, andere strafbare feiten of ernstige overlast in of rond het woongebouw, We bewaren de beelden dan totdat die gebeurtenis is afgehandeld en de beelden niet meer nodig zijn als bewijs.

5. Bekijken/beschikbaar stellen van camerabeelden

Vanwege de privacy mag niet iedereen de camerabeelden zien (zie paragraaf 2.2). Ymere gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met camerabeelden die we bewaren.

5.1 Betrokkenen

Veiligstellen en inzien van camerabeelden
In het geval van bijvoorbeeld (een vermoeden van) een misdrijf of incident, kan Ymere camerabeelden veiligstellen. Dit gebeurt alleen op verzoek van de politie of het Openbaar Ministerie (OM). De betrokkene dient daarom eerst aangifte te doen van het incident. Beelden veiligstellen of uitleveren aan individuele personen doen wij alleen in zeer uitzonderlijke gevallen en alleen als er geen andere personen op de beelden te zien zijn.

5.2 Laten zien of afgeven van camerabeelden aan politie of Openbaar Ministerie (OM)

Vorderen van camerabeelden door politie of Openbaar Ministerie
Het kan zijn dat de politie denkt dat bepaalde camerabeelden kunnen helpen in een onderzoek naar strafbare feiten. Politie of OM kunnen in dat geval camerabeelden vorderen. Dat moet met een officiële vordering van de politie of OM. Daarbij moeten datum, tijdstip en tijdsduur van de betreffende camerabeelden vermeld worden. De aanvraag komt binnen bij ons via de betreffende Camera Coördinator of op het centrale e-mailadres camera@ymere.nl.

De camerabeelden geven we aan politie of OM door middel van een usb-stick die beveiligd is met een wachtwoord. We overhandigen de usb-stick persoonlijk. Als dit niet mogelijk is versturen we deze per aangetekende post op. Het wachtwoord sturen we na per e-mail. Het OM bepaalt of de verstrekte gegevens geheim blijven voor de betrokkene(n).

Aangifte door Ymere
Ymere doet aangifte bij de politie als we op de camerabeelden een gebeurtenis zien waarbij er:

1. gevaar bestaat voor de algemene veiligheid van Ymere medewerkers;
2. vernieling van eigendommen van Ymere is.

Als de camerabeelden bewijs opleveren, dan kan Ymere besluiten een kopie van de beelden te geven aan de politie.

6. Camerasysteem en beveiliging

Gesloten systeem
Het cameratoezicht gebeurt met een gesloten systeem. We gebruiken een digitale recorder voor het opnemen van camerabeelden. Aan deze recorder zijn zichtbare en mogelijk niet-zichtbare digitale en/of analoge camera’s verbonden. Daarmee maken we opnames in de algemene ruimtes van het woongebouw (de centrale hal, de gangen en/of het trappenhuis). Alle beelden zijn voorzien van datum en tijdstip.

Recorders in afgesloten ruimten
De recorders staan in een voor het publiek afgesloten ruimte. Onbevoegden hebben geen toegang tot deze ruimte. De afgesloten ruimte is alleen toegankelijk voor:
- medewerkers van Ymere (zie paragraaf 2.2); en
- personeel van het bedrijf dat voor Ymere het technisch beheer en onderhoud doet van het camerasysteem. Zij doen dit alleen in opdracht van Ymere.

Automatische overschrijving van camerabeelden
De camerabeelden bewaren we normaal gesproken maximaal 4 weken. De recorders overschrijven na deze termijn automatisch de opgenomen beelden. In geval van diefstal, inbraak, geweld, (ernstige) vervuiling, vernieling, vandalisme, andere strafbare feiten of ernstige overlast in of rond het woongebouw, of een verzoek tot bewaring, kan de Camera Coördinator de camerabeelden langer bewaren. Dat is nooit langer dan nodig voor de doelen waarvoor we de camerabeelden verzamelen of verwerken.

Beveiligd netwerk en onderhoud camera’s
Ymere zorgt voor een zo goed mogelijke en beveiligde IT-omgeving en verbinding. De Camera Coördinator beheert de camerabeelden. Ook laat de Camera Coördinator het systeem ieder jaar controleren en testen op een goede werking. Bij storing van een camera krijgt de leverancier een melding, waarna die de storing verhelpt.

Persoonlijke inloggegevens
Medewerkers van Ymere die camerabeelden mogen bekijken, krijgen daarvoor persoonlijke inloggegevens. Op die manier houden we de camerabeelden veilig. Als een medewerker een andere functie krijgt of weggaat bij Ymere, dan zijn de persoonlijke inloggegevens niet meer geldig en worden ze geblokkeerd.

Logboek
Iedere keer dat een Ymere medewerker de camerabeelden uitleest wordt dit gelogd door het bedrijf dat voor Ymere het technisch beheer en onderhoud doet van het camerasysteem. Ieder kwartaal worden deze gegevens in een rapportage vastgelegd en aan Ymere verstrekt. Aan het eind van elk jaar worden deze gegevens vastgelegd in een jaarrapportage

7. Informatie

Dit reglement staat op de website van Ymere en is toegankelijk voor iedereen voor wie het van belang is of hier interesse in heeft. Ook is het schriftelijk op te vragen bij Ymere. De per woongebouw vastgestelde cameraregels zijn schriftelijk bij Ymere op te vragen via: camera@ymere.nl.

8. Zichtbaarheid

We informeren huurders en bezoekers van een woongebouw met stickers en/of informatieborden dat er zichtbaar en onzichtbaar cameratoezicht is. Deze stickers of informatieborden zijn te vinden bij elke algemene toegangsdeur in het woongebouw.

Ook in parkeergarages die Ymere bezit, kunnen we camera’s plaatsen. Als we dat doen, plaatsen we bij de ingang van de parkeergarage een bord. De camera’s brengen de ingang van de parkeergarage in beeld.

9. Geheimhouding

Mensen die werken bij Ymere kunnen bij hun (onderhouds-)werkzaamheden te maken hebben met de verwerking van camerabeelden. Op grond van dit reglement moeten zij alle persoonsgegevens en/of privacygevoelige informatie geheimhouden waarmee ze bekend raken bij hun werkzaamheden.

Alleen de Camera Coördinator, de Key-user en de Teammanager Wonen mogen camerabeelden zien. Alle mensen die voor hun werk de camerabeelden moeten bekijken, moeten de persoonsgegevens geheimhouden. Zij hebben hiervoor bij het in dienst treden bij Ymere een integriteitscode getekend.

10. Klachten

Het kan zijn dat er klachten ontstaan over cameratoezicht of de afhandeling van aanvragen tot het zien en verkrijgen van camerabeelden. Elke klacht moet binnen twee weken na het ontstaan van de klacht schriftelijk zijn ingediend bij Ymere. De behandeling van de klacht gebeurt volgens onze klachtenprocedure, zie website van Ymere.

11. Verwerkingsregister

Ymere registreert het vastleggen van camerabeelden in het verwerkingsregister, dit met het oog op het verwerken van persoonsgegevens.

12. Goedkeuring

Het Directieteam van Ymere keurt dit reglement goed. Bij inhoudelijke wijzigingen moet het Directieteam het reglement opnieuw goedkeuren.

13. Controleren en bijwerken van dit reglement

Ymere controleert dit reglement regelmatig en werkt dit bij als dat nodig is. De controle gebeurt eens in de drie jaar, of vaker als dat nodig is. Iedere inhoudelijke wijziging gaat voor goedkeuring naar het Directieteam. Deze wijzigingen maken we bekend aan onze medewerkers en publiceren we op onze website.

14. Uitzonderingen/afwijking van het reglement

Alle verzoeken tot afwijking van het reglement moeten naar de Manager Wonen van Ymere.

15. Overige bepalingen

In situaties die niet in dit reglement staan, beslist het Directieteam.

Het kan zijn dat Ymere om een dringende reden van dit reglement moet afwijken. In dat geval wordt het Directieteam hierover geïnformeerd, als het kan vooraf. Het Privacyteam wordt voordien om advies gevraagd.